Sleepless Media organizza proposte e risorse creative
Questa agenzia di web design e branding cercava un modo per monitorare e organizzare le proposte dei clienti, i principali contratti di servizio e le bozze dei progetti.
Hanno trovato una soluzione intuitiva con DocSend e Dropbox.
"DocSend ci mostra esattamente quali sono i potenziali clienti che interagiscono con le proposte e che sono interessati a lavorare con noi. Mi piace molto il fatto che le notifiche email mi avvisino quando qualcuno sta esaminando una proposta in tempo reale, questo mi consente di dare priorità al follow-up strategico e di approfondire qualsiasi eventuale domanda."
Sleepless Media è un'agenzia che fornisce servizi completi di progettazione e sviluppo di siti web e che propone esperienze di branding innovative incentrate su siti web personalizzati e responsivi. Sviluppando risorse creative per un'ampia base di clienti, tra cui Levi Strauss, Lenny & Larry's e Breeo, Sleepless Media si affida a Dropbox e DocSend per condividere in sicurezza con i potenziali clienti le proposte di progetto e i file creativi.
Sfida
Prima di DocSend, Jon Cattivera, CEO e direttore creativo, inviava ai clienti proposte di partnership e file creativi come allegati email. Con l'aumento dei clienti, Jon cercava una soluzione più modulabile per controllare meglio il processo delle proposte. Inoltre, aveva bisogno di una piattaforma più affidabile che gli permettesse di personalizzare e organizzare gli elementi progettuali.
In qualità di professionista creativo che gestisce un'azienda di progettazione e sviluppo di siti web che serve marchi leader nel mondo, Jon deve gestire molte responsabilità diverse per fornire ai clienti il miglior servizio possibile. Seguire un potenziale cliente al momento giusto è fondamentale, soprattutto al momento della chiusura di un nuovo affare. Tuttavia, avendo a disposizione un tempo limitato, Jon deve essere ponderato e cauto quando condivide le proposte di progetto ed esamina le dichiarazioni di lavoro dei potenziali clienti. In precedenza, Jon non poteva sapere se i potenziali clienti avessero esaminato le proposte che avrebbe inviato. "Non avevo idea di chi fosse interessato a lavorare con noi dopo i primi incontri. Volevo capire meglio se i potenziali clienti erano seriamente intenzionati a collaborare con noi", ha dichiarato Jon.
”Con così tanti clienti diversi, Dropbox ci consente di trovare facilmente qualsiasi elemento creativo di cui potremmo aver bisogno per un progetto. Su Dropox sono archiviati tutti i nostri file Sketch, i file di design più pesanti e le risorse di branding”.
Soluzione: archiviare, inviare e condividere file in modo sicuro ed efficiente
Jon è passato a DocSend per inviare in sicurezza le proposte di vendita ai potenziali clienti e per monitorarle e a Dropbox per condividere i file creativi.
Le statistiche avanzate relative alle proposte dei clienti accorciano i cicli di vendita
Dopo aver provato la versione di prova gratuita di DocSend, Jon ha subito notato i vantaggi derivanti dall'utilizzo dei dati analitici sul documento di DocSend. Jon ora sa esattamente chi è realmente interessato a collaborare grazie agli aggiornamenti e alle notifiche via email che riceve nel momento in cui i potenziali clienti visualizzano le proposte di progetto. Inoltre, Jon può vedere se hanno inoltrato i suoi file alle persone giuste dell'azienda. Invece di buttare intere settimane a cercare la persona giusta con cui entrare in contatto, Jon ha la possibilità di scoprire a chi rivolgersi e procedere di conseguenza. "DocSend ci rivela chi sono gli altri decisori principali, restituendoci il tempo necessario per concentrarci su ciò che sappiamo fare meglio: progettare e sviluppare in modo creativo e con qualità".
Le presentazioni intuitive instaurano relazioni più forti con i clienti
È possibile che i potenziali clienti spesso si rivolgano a più agenzie, per cui è importante che le aziende di progettazione e sviluppo si distinguano dalla concorrenza. Jon può affidarsi a DocSend per presentare proposte personalizzate in modo professionale, garantendo alla sua agenzia un vantaggio unico. "Presento le mie proposte direttamente su DocSend perché così condivido solo il browser e non lo schermo intero. DocSend mi permette di passare da un sito web al mio PDF in un'unica finestra, senza dover passare da una finestra all'altra per cercare il file giusto fuori da un browser o dover condividere lo schermo intero".
Concludere con facilità accordi quadro per la fornitura di servizi grazie alla firma elettronica
In quanto azienda di progettazione e sviluppo creativo dinamica e in crescita, Sleepless Media lavora con una serie di clienti con visioni specifiche, spesso riflesse nella dichiarazione di lavoro. Jon era molto entusiasta quando ha scoperto che poteva sottoscrivere accordi quadro per la fornitura di servizi e dichiarazioni di lavoro con la funzionalità di firma elettronica di DocSend. "In passato, avevo preso in considerazione DocuSign, ma era troppo macchinoso. Mi serviva davvero un modo semplice per concludere i contratti con i clienti", ha detto Jon. Quando un cliente accetta di collaborare con Sleepless Media, Jon gli invia il contratto da firmare direttamente su DocSend. "I clienti possono esaminare facilmente la proposta e sottoscrivere il contratto in un'unica soluzione utilizzando la firma elettronica di DocSend, senza dover gestire software diversi e ingombranti", ha affermato Jon.
Inoltre, per chi opera nel settore creativo, le consegne e le tappe intermedie possono talvolta cambiare. La gestione di diversi ordini di modifica per un elenco di clienti molto lungo può essere complicata, ma Jon è in grado di organizzare tutti gli accordi sottoscritti con i clienti in cartelle DocSend.
Archiviare risorse di branding e i progetti creativi dei clienti in Dropbox
Lavorare con una vasta gamma di aziende significa tenere sotto controllo tutti i loro file creativi. Jon si affida a un account per aziende Dropbox per organizzare tutti i loghi dei suoi clienti e gli elementi principali della progettazione. Una volta che un marchio inizia a lavorare con Sleepless Media, Jon crea una cartella Dropbox contenente tutto ciò di cui avrà bisogno per la loro collaborazione. "Con così tanti clienti diversi, Dropbox ci consente di trovare facilmente qualsiasi elemento creativo di cui abbiamo bisogno per un progetto. Dropbox contiene tutti i nostri file Sketch, i file più pesanti con i progetti e le risorse di branding", ha raccontato Jon.
Da qualsiasi luogo in cui si trovano, i membri dei team del gruppo Sleepless Media sono in grado di lavorare in modo flessibile e apportare modifiche ai file creativi su Dropbox. In un settore in cui le correzioni creative sono frequenti, Jon e il suo team tengono aggiornati tutti i file in modo sicuro grazie allo spazio di archiviazione cloud di Dropbox. Affidandosi a Dropbox e DocSend, Sleepless Media continua ad assicurarsi accordi di collaborazione e a fornire progetti di siti web innovativi per un elenco sempre più numeroso di clienti.
"La firma elettronica di DocSend rende intuitivo il processo di negoziazione e stipula sia per noi che per i nostri clienti. Posso aggiungere i campi necessari e inviare gli accordi fondamentali che ci permettono di instaurare relazioni a lungo termine con i nostri clienti."
Jon CattiveraAmministratore delegato e direttore creativo, Sleepless Media